Es crucial que los espacios de trabajo se transformen rápidamente para responder a los cambios actuales y aprovechar sus beneficios. Pero no podemos transferir la antigua forma de trabajar a los nuevos espacios.
La gestión del cambio puede no ser nueva, pero la dinámica de la oficina actual sí lo es. Todas las empresas del mundo nos encontramos en un proceso de cambio forzoso que llegó repentinamente a cambiar la forma en la que trabajamos y usamos los espacios de oficina y este cambio puede tomarse como una oportunidad sinigual si se gestiona de la manera correcta.
El proceso de transición exitosa de los empleados a la nueva oficina es tan importante como la excelencia del nuevo entorno construido para lograr los objetivos organizacionales (lee sobre las tres etapas del proceso: como-orientar-al-talento-humano-hacia-los-nuevos-modelos-de-trabajo). Una reubicación corporativa engendra un proceso de cambio a largo plazo que abarca a toda la organización. Implica cambios fundamentales en la forma en que los empleados piensan sobre la organización, su negocio y cómo se gestiona.
Estos cambios no terminan con el evento, sino que la relación en curso entre la organización y los empleados se verá influenciada por la forma en que los empleados recuerdan la experiencia del cambio.
La mudanza o transformación de una oficina no ocurre todos los días. De hecho, es un gran hito en la vida de una empresa y un cambio en el entorno laboral puede traer muchos beneficios.
Este momento presenta una oportunidad ideal para adoptar una nueva imagen corporativa, implementar nuevos procesos y reestructurar equipos; todo lo cual puede tener un impacto positivo en la productividad, la moral e incluso la retención del personal. Pero antes de que una empresa pueda adoptar por completo estos cambios, es importante considerar el efecto personal que la reubicación de una oficina puede tener.
La forma en que una empresa gestiona el proceso de cambio del personal durante la reubicación de una oficina es fundamental, sobre todo si han estado en su lugar de trabajo actual durante mucho tiempo. Independientemente del nivel de complejidad, el cambio en el lugar de trabajo puede ser un desafío para los empleados y producir una variedad de respuestas emocionales e incluso tener efectos duraderos en la moral de la empresa. (lee sobre las tres etapas del proceso: como-orientar-al-talento-humano-hacia-los-nuevos-modelos-de-trabajo).
A través de la gestión del cambio, las empresas tiene la oportunidad de mostrar a los empleados que son valorados y que se escuchan sus voces; esto apoyará a los equipos administrativos y de productos, aumentará la moral, aumentará la productividad, fortalecerá la cultura y tendrá un impacto positivo en los resultado.
José Guillermo Andrade – Gerente General
El liderazgo y sus consultores deben sentir empatía y abordar la pérdida que sienten los empleados al dejar atrás las viejas costumbres. Saltarse o hacer un breve trabajo de las dos primeras fases de la transición proporciona un entorno de pérdida, incertidumbre y desconexión. El personal puede tener diferentes expectativas de lo que traerá su nuevo entorno de oficina; algunos pueden ser positivos sobre el cambio, mientras que otros pueden estar preocupados de cómo la mudanza de la oficina afectará la forma en que se desplazan hacia y desde el trabajo, el tiempo que lleva y otros asuntos aparentemente triviales, como dónde van a almorzar.
El truco consiste en presentar siempre un mensaje claro y coherente sobre las razones detrás de la reubicación de la oficina; manténgalos informados durante todas las etapas del proceso de reubicación y abra la palabra a cualquier idea que pueda implementarse en la nueva oficina. La comunicación coherente y clara con el personal ayudará a mantenerlos involucrados, a sentirse importantes, valorados y a eliminar cualquier negatividad que rodee la mudanza de la oficina.
Es probable que surjan «problemas de enganche” una vez que una empresa se ha mudado a su nueva oficina, y algunos empleados pueden tardar más en resolverse que otros. Es importante asegurarse de que el personal individual se sienta feliz y cómodo con su nuevo lugar de trabajo y que esté lo suficientemente equipado para realizar bien su trabajo.
En lugar de simplemente hacer la mudanza y esperar que los trabajadores usen el espacio según lo previsto, la compañía se debe comprometer con los colaboradores mediante la organización de grupos focales y ofreciendo un plan de comunicación para garantizar una transición sin problemas al nuevo espacio.
En lugar de hacer que los empleados se ilusionen con mesas de tenis de mesa o un cuarto de juegos, la dirección de la empresa debe expresar lo que los empleados podían esperar de forma realista y estar seguros de volver a explicar por qué la empresa estuvo haciendo los cambios. Es importante que el talento humano sepa cómo se usan los nuevos espacios, especialmente si requieren normas de comportamiento diferentes o cambios en hábitos de trabajo como por ejemplo si la empresa va a adoptar puestos itinerantes.
El trabajo para la gestión del cambio no acaba con el evento de la mudanza. Todo el equipo de liderazgo debe prepararse para un trabajo continuo luego de la mudanza para que todos los colaboradores puedan adaptarse al lugar de trabajo. En el momento en el que se empiecen a utilizar las oficinas surgirán muchas dudas y sugerencias de los colaboradores. Se recomienda abrir una línea de comunicación, ya sea un correo o un buzón donde los colaboradores puedan enviar sugerencias sobre el uso de la oficina y recomendaciones para mejorar los espacios.
Es crucial que se escuchen todas las sugerencias, pues pueden salir ideas y recomendaciones interesantes a implementar. (lee sobre las tres etapas del proceso: como-orientar-al-talento-humano-hacia-los-nuevos-modelos-de-trabajo).
