Nuestra experiencia sobre las 3 etapas de reacción ante cambios y cómo gestionarlas.
Las empresas que no adapten sus modelos de trabajo ni ajusten los espacios o capaciten a sus colaboradores a trabajar bajo los nuevos modelos, serán las más vulnerables al fracaso. (lee sobre la importancia de gestionar el cambio de forma estratégica: la-importancia-de-gestionar-el-cambio-ahora-mas-que-nunca)
En esta guía queremos compartir algunos aprendizajes que desde nuestro rol como consultores, ingenieros, diseñadores y arquitectos, hemos aprendido en conjunto con nuestros clientes sobre el proceso de cambio de oficina, su efecto en la cultura de la organización y cómo gestionar positivamente este evento, y así tal vez podamos ahorrarte tiempo y uno que otro dolor de cabeza.
A través de la gestión del cambio, las empresas tiene la oportunidad de mostrar a los empleados que son valorados y que se escuchan sus voces; esto apoyará a los equipos administrativos y de productos, aumentará la moral, aumentará la productividad, fortalecerá la cultura y tendrá un impacto positivo en los resultado.
Cuando se realicen cambios en la experiencia laboral, se debe realizar una inversión intencionada en el proceso de gestión del cambio. (lee sobre la importancia de gestionar el cambio de forma estratégica: la-importancia-de-gestionar-el-cambio-ahora-mas-que-nunca)
Un proceso minucioso antes, durante y después del cambio contribuirá a una experiencia positiva para los colaboradores y les ayudará a adoptar y adaptarse al cambio, algo bueno para ellos y también para lograr los resultados deseados.
DEJAR IR LAS VIEJAS COSTUMBRES Y LA ANTIGUA IDENTIDAD QUE TENÍAN LAS PERSONAS
Para gestionar esta etapa recomendamos:
1.Empezar a hablar del cambio mucho antes de la mudanza, comunicando las razones por las cuales el espacio anterior debía cambiar. Hablar sobre las incomodidades o elementos que querían cambiar del espacio anterior. El proceso comienza con una sesión de liderazgo local, durante la cual el equipo de cambio presenta el proceso de gestión del cambio, analiza los objetivos y los cronogramas del proyecto y presenta la nueva estrategia del lugar de trabajo. El equipo también definirá las medidas de éxito esperadas en este momento.
2.Involucrar a los empleados en el proceso del cambio es esencial. Los colaboradores deben sentir que los están tomando en cuenta y que el cambio se realiza es para mejorar esas incomodidades que se tenían en el lugar de trabajo anterior. Al darles una voz a los colaboradores, se sentirán incluidos y más receptivos al cambio. Esto también ayudará a garantizar que el resultado final refleje sus comentarios, necesidades y deseos, lo cual es fundamental a medida que la línea entre el trabajo y el hogar se vuelve más borrosa. Abordar preocupaciones a medida que vayan saliendo en las reuniones o conversaciones esporádicas.
3.Lanzar un sitio web interno. Un sitio web interno o un blog puede ser útil para informar al personal sobre actualizaciones sobre el nuevo proyecto de oficina. Los temas del blog interno pueden incluir «Cuenta atrás para la mudanza», «Resultados de la encuesta», «¿Qué gano yo?» «Nuestro nuevo edificio», «Preparándose para mudarse», etc. Los planos, diseños y representaciones serán populares, pero la tabla de asientos será la más popular. En caso de que no existan puestos fijos adoptando una oficina abierta, se debe comunicar esta nueva dinámica y su beneficio.
UN TIEMPO INTERMEDIO EN EL QUE LO VIEJO SE HA IDO PERO LO NUEVO NO ESTÁ COMPLETAMENTE OPERATIVO
Para gestionar esta etapa, recomendamos:
1.Realice recorridos por el sitio. No hay nada más emocionante que ver el espacio real. Una vez que el panel de yeso está instalado y el espacio comienza a tomar la forma del nuevo diseño de la oficina, se pueden organizar recorridos con casco. Estos se pueden coordinar en varias etapas hacia el final de la construcción, con el recorrido final realizado antes de la mudanza y una vez que se finaliza la tabla de asientos (si existe).
2.Realice una sesión de gerentes. Para ayudar a ganar aceptación en toda la empresa, los jefes de departamento y los líderes de equipo se deben reunir para prepararse para los próximos cambios y la responsabilidad de entregar noticias a sus equipos. Esto también deja espacio para comentarios.
3.Comunicando el plan: Una parte importante del proceso de planificación debe centrarse siempre en las formas de mantener a las personas plenamente informadas. El personal debe participar en el plan de reubicación lo antes posible y las complejidades de una mudanza deben concentrarse en los efectos que probablemente tenga en los empleados individuales.
4.Cualquier cambio tendrá un precio. Pueden surgir problemas si hay planes para alterar las rutinas de trabajo, tal vez esperando que el personal renuncie a oficinas individuales para trabajar en un diseño de planta abierta a la vista de todos. En tal escenario, el personal superior puede sentir que su estatus ha sido perdido si se espera que renuncien a una oficina privada para trabajar junto a otros con menos antigüedad. Ya sea que este temor sea real o no, los problemas pueden resolverse demostrando las ventajas de la reubicación de una oficina y adoptando la infraestructura diferente que las nuevas oficinas podrían proporcionar.
5.Comunicar los beneficios de cada uno de los nuevos espacios de la nueva oficina, haciendo mención sobre los beneficios (especialmente aquellos beneficios emocionales como la estética y comodidad). Esto genera expectativa dentro de la organización y será más fácil adoptar la mudanza.
SALIR DE LA TRANSICIÓN Y COMENZAR DE NUEVO
Para gestionar esta etapa, recomendamos:
1.Se deben hacer presentaciones sobre la etiqueta de la oficina o una exploración general de los beneficios y desafíos del nuevo lugar de trabajo. Si cada espacio de la oficina tiene una etiqueta diferente, es importante que se comunique una y otra vez estas etiquetas por espacio. Por ejemplo dónde se puede comer, donde no se puede llevar comida, dónde se puede hacer ruido y dónde no. Una buena idea es crear unas guías para saber cómo se deben comportar en cada espacio, cual es la función de cada uno de los espacios, rutas de evacuación, evento de inauguración, sentido de pertenencia por medio de elementos de decoración (que sirvan para fomentar el orgullo de trabajar en esa organización).
2.Después del día de la mudanza, es importante que los líderes demuestren cómo usar y trabajar en el nuevo espacio. Los trabajadores suelen ser tímidos a la hora de hacer algo nuevo si el liderazgo no está modelando el camino. Es importante que si el nuevo espacio tiene sillones puff y una mesa de billar, el liderazgo debería ser el primero en usarlo. Si hay lugares de trabajo colaborativo, los líderes deben ser los primeros en invitar a usarlos citando reuniones en esos lugares.
3.Organice reuniones para presentar el nuevo vecindario donde se ubica la nueva oficina donde se contemplen la ubicación de las tiendas cercanas, restaurantes, cajeros automáticos, bancos, parqueaderos, parques y demás que se consideren de importancia para los colaboradores.
4.Cree un nuevo paquete de bienvenida a la oficina. Es hora de mudarse. Una carta de bienvenida del presidente o líder de la oficina local, instrucciones sobre el uso del espacio, un recordatorio de la etiqueta de la oficina y un pequeño obsequio como una tarjeta de regalo para una cafetería cercana son un buen toque final al programa de gestión de cambios.
LA GESTIÓN EFICAZ DE LA TRANSICIÓN DE LOS EMPLEADOS DURANTE LA REUBICACIÓN MEJORARÁ EL COMPROMISO Y PROPORCIONARÁ UN RECUERDO PERDURABLE Y POSITIVO DEL CAMBIO A UN NUEVO ENTORNO DE TRABAJO.
El trabajo para la gestión del cambio no acaba con el evento de la mudanza. Todo el equipo de liderazgo debe prepararse para un trabajo continuo luego de la mudanza para que todos los colaboradores puedan adaptarse al lugar de trabajo.
En el momento en el que se empiecen a utilizar las oficinas surgirán muchas dudas y sugerencias de los colaboradores. Se recomienda abrir una línea de comunicación, ya sea un correo o un buzón donde los colaboradores puedan enviar sugerencias sobre el uso de la oficina y recomendaciones para mejorar los espacios.
Es crucial que se escuchen todas las sugerencias, pues pueden salir ideas y recomendaciones interesantes a implementar. (lee sobre la importancia de gestionar el cambio de forma estratégica: la-importancia-de-gestionar-el-cambio-ahora-mas-que-nunca)